プレゼンテーションツールを試してみた(zoho)「共有設定」

前回に引き続き、プレゼンテーションツールの、zohoを試してみる。
今回は、「共有設定」。
どのような共有設定ができるのか、調べてみたところ、以下の設定が可能。

  1. 共同編集者に共有
  2. リンクを知っている人のみに共有(パスワード有り)
  3. リンクを知っている人のみに共有(パスワード無し)

どのような内容なのか1つずつやってみる。


共同編集者に共有

共有タブを開き、共有ボタンをクリック
共有ボタンクリック

 

共同編集者のみを選び、保存ボタンクリック

Share_2_setting_share

 

 

共同編集者の情報を入力し、共有ボタンクリック
今回は、メールアドレスを設定し、メールによる通知を設定
Share_2_setting_shareEditor
設定されたメールアドレスに、共有の通知メールが届く
Share_2_setting_shareMail
メール内の文書リンクをクリックすると、zohoのサイトへ
共有したメールアドレスは、zohoのアカウントがなかったため
アカウント作成が必要
Share_2_setting_shareMail_account

 

アカウント作成後、再度アクセスすると、共有ドキュメントが開ける
Share_2_setting_shareMail_account_editor

 

今回は編集権限も与えているので、編集も可能
Share_2_setting_shareMail_account_editor._editedpng

 

編集すると、所有者の画面からも編集結果がすぐに反映される

※ほぼタイムラグなく反映されていて、しかもどこのオブジェクトを編集したか、枠に編集者名が表示されている(zohoで設定した氏名が表示されます)
Share_2_setting_shareMail_account_editor-changepoint

 

試しに、編集中に、編集権限から→閲覧権限に変更してみる
Share_2_setting_share_change_editor-viewer

 

編集している最中に、権限変更の通知が届く
※これもほぼタイムラグなし
Share_2_setting_shareMail_account_editor-viewer

 

権限変更後は、もちろん、閲覧権限のみなので、編集不可
Share_2_setting_shareMail_account_editor

 

共同編集者とChatも可能
共有タブの、共同編集者ボタンをクリック
Share_2_setting_share_connect_shareuser

 

メッセージを送信すると…
Share_2_setting_share_connect_shareuser_message_sended

 

共有ユーザー側にもメッセージが表示される
※ほぼリアルタイムに通知が届きます
Share_2_setting_share_connect_shareuser_message_recieved

 

共同編集者設定は、複数人で、ドキュメントを作成する際にとても便利ですね
Chat機能もあるため、やり取りしながらスムーズに編集ができそうです
また、部下が作成→上司がチェック・編集なんて言う場面でも活躍しそうです

 

 


リンクを知っている人のみに共有(パスワード有り)

こちらは、Premium or Standard プランのみ利用できる機能のようでしたので
無料ユーザでは利用できませんでした、なので今回は見送り。
Share_3_link_and_password_setting_share

 

試しに、保存ボタンクリックしてみたら、アップグレードしろというメッセージが表示されました
Share_3_link_and_password_setting_share_required_upgrade

 

 

 


リンクを知っている人のみに共有(パスワード無し)

こちらは無料でも利用可能なので、まずは、共有ボタンから設定
※有効期限設定は、Premium or Standard プランのみでしたので、設定していません
Share_4_only_url_setting_share

 

共有に必要なURLコピー画面が表示されるので、コピー
Share_4_only_url_setting_share_url_copy

 

共有したURLにアクセス(zohoのアカウントやログインは不要)すると、閲覧画面として表示される
Share_4_only_url_setting_share_view

 

 

以上、zohoのプレゼンテーションツールでの共有設定でした。
共有設定については、Googleのドキュメント共有とほぼ同じですね。
パスワード付リンクの共有はGoogleにはない機能なので、zohoでは有料版になっているようです。
また、有効期限付リンクの設定は、Googleでは、団体アカウントのみの設定なので、zohoでは有料版になっているようです。

次回は、zohoで資料の公開を試してみたいと思います。

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